Funkcje
Co dokładnie robi Akademia CRM
Wszystko, co niżej, jest w działającym systemie — nie w planach na przyszły rok. Przy każdej grupie funkcji zaznaczyliśmy, w którym pakiecie się mieści.
Dzieci i rodzice
Kartoteki, na których stoi cała reszta: zapisy, obecności i rachunki.
Kartoteka dziecka
- Data urodzenia, z której system sam liczy wiek przy doborze grupy
- Uwagi zdrowotne — alergie, astma, leki; widoczne na liście obecności
- Telefon awaryjny i osoby uprawnione do odbioru dziecka
- Zgoda na wizerunek i na samodzielny powrót do domu
- Historia obecności z frekwencją w procentach
Kartoteka rodzica
- Wszystkie dzieci jednego rodzica widoczne razem
- Historia rachunków, wpłat i zaległości w jednym miejscu
- Dane do faktury inne niż adres domowy, gdy rachunek idzie na firmę
- Założenie dostępu do panelu rodzica jednym przyciskiem
- Hasło startowe pokazywane raz — do podyktowania przez telefon
Grupy i plan zajęć
Z jednego stałego terminu powstaje kalendarz na cały sezon.
Grupa
- Stały termin: dzień tygodnia, godzina, czas trwania
- Limit miejsc, widełki wiekowe, prowadzący, sala i cennik
- Obłożenie widoczne od razu: 8/12 miejsc plus kolejka oczekujących
- Rodzaje zajęć z własnym kolorem, który wraca w całym kalendarzu
Plan zajęć
- Terminy na cały semestr generowane jednym kliknięciem
- Dni wolne wypadają z planu, a nie przesuwają go
- Powtórne generowanie nic nie dubluje — dokłada tylko brakujące terminy
- Zajęcia poza stałym terminem: warsztat, odrabianie zbiorowe, pokaz
- Odwołanie zajęć przyznaje odrobienia i pomniejsza rachunki
Obecności
Codzienna robota instruktora — na telefonie, w trzydzieści sekund.
Lista na telefonie
Trzy przyciski na dziecko: obecny, zgłoszona nieobecność, nieobecny. Plus „wszyscy obecni” dla grupy, która przyszła w komplecie.
Uwaga zdrowotna na wierzchu
Alergia i leki wyświetlają się przy dziecku na liście. Instruktor nie musi nic otwierać ani pamiętać.
Zgłoszenia już wpisane
Nieobecności zgłoszone przez rodziców są na liście przed zajęciami, razem z powodem.
Lista zamyka zajęcia
Gdy wszyscy są oznaczeni, zajęcia same przechodzą na „odbyte”. Nikt nie klika tego osobno.
Goście odrabiający
Dziecko z innej grupy jest na liście jako gość, z adnotacją, skąd przychodzi.
Temat i praca domowa
Instruktor wpisuje je przy odhaczaniu listy, rodzic widzi w planie zajęć. Koniec z pytaniem „co dziś robiliście i co było zadane?” przez Messengera.
Instruktor widzi swoje
Konto instruktora pokazuje wyłącznie jego grupy i ich listy obecności. Nic więcej.
Rozliczenia miesięczne
Miejsce, w którym arkusz sypie się najszybciej.
Naliczanie
- Podgląd, zanim cokolwiek wystawisz — z rozpisaniem każdej pozycji
- Abonament stały: płaci się za miejsce w grupie, nie za obecności
- Zapis w trakcie miesiąca rozliczony proporcjonalnie do liczby zajęć
- Zajęcia odwołane przez akademię schodzą z rachunku automatycznie
- Trzy rodzaje opłat: abonament miesięczny, karnet na wejścia, semestr
- Rabat indywidualny przy zapisie, gdy ktoś ma własne warunki
Pieniądze
- Rachunki z własną numeracją i terminem płatności
- Wpłaty z formą płatności; status liczy się sam, także przy wpłacie częściowej
- Lista należności od najstarszego terminu — gotowa do obdzwonienia
- Liczba dni po terminie i telefon do rodzica przy każdej pozycji
- Zwolnienie z VAT na usługi edukacyjne jako przełącznik w ustawieniach
Odrabianie, listy rezerwowe, wiele sal
Rzeczy, które w zeszycie nie działają nigdy.
Odrabianie nieobecności
Zgłoszenie w terminie daje prawo do odrobienia. Rodzic sam wybiera termin z innej grupy tych samych zajęć — widzi tylko te z wolnym miejscem i ważne do podanej daty.
Listy rezerwowe
Dziecko do pełnej grupy nie odpada — czeka w kolejce z numerem. Gdy zwolni się miejsce, od razu wiadomo, komu je zaproponować.
Wiele lokalizacji
Grupy w kilku salach albo miastach, każda z własnym adresem i planem. Rodzic widzi adres przy terminie zajęć.
Zniżki na rodzeństwo
Drugie i kolejne dziecko liczone automatycznie przy każdym naliczeniu. Zniżka należy się od drugiego dziecka, nie od drugiego zapisu.
Zgody i regulaminy online
Rodzic akceptuje regulamin i zgodę na wizerunek w panelu. Akademia widzi datę akceptacji i listę tych, którzy jeszcze nie podpisali.
Przypomnienia e-mail
Przypomnienie o płatności przed terminem i po nim, raz na rachunek. Do tego potwierdzenia zgłoszonej nieobecności, terminu odrabiania i informacja o odwołanych zajęciach. Treść każdej wiadomości możesz zmienić na własną.
Płatności online
Rodzic płaci rachunek jednym kliknięciem przez Przelewy24 — pieniądze idą wprost na konto akademii, nie przez nas. Wpłata księguje się sama: bramka potwierdza przelew, system dopisuje go do rachunku i wysyła rodzicowi potwierdzenie. Podłączasz własne konto Przelewy24, prowizję ustalasz z nimi.
Zapisy ze strony WWW
Formularz na stronie akademii wstawia zgłoszenie prosto do lejka, razem z ofertą grup i liczbą wolnych miejsc.
Raporty, po których widać, co dalej
Grupy
- Wpływy z abonamentów na każdą grupę, po rabatach
- Obłożenie wobec limitu miejsc, z oznaczeniem grup poniżej połowy
- Frekwencja miesiąc do miesiąca, osobno dla grupy i dla dziecka
- Przychód na pojedyncze zajęcia — podstawa decyzji o scaleniu grup
Akademia
- Dzieci, które przestały przychodzić — z telefonem do rodzica
- Ściągalność rachunków i wpływy po okresach
- Skąd przychodzą rodzice i które źródło naprawdę przyprowadza dzieci
- Dziennik zdarzeń: kto, co i kiedy zmienił
Każdy widzi swoje
Właściciel
Wszystko, razem z rentownością grup i abonamentem za system.
Biuro
Zapisy, grupy, rachunki, komunikaty i zadania. Bez ustawień abonamentu.
Instruktor
Wyłącznie własne grupy i listy obecności. Nie widzi pieniędzy.
Rodzic
Tylko swoje dzieci, w osobnym panelu. Nie ma nawet adresu do CRM-u.